El 6 de diciembre se publicó el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Si bien las grandes empresas quedan excepcionadas por su actual inclusión en el SII, el resto de las empresas deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
El Reglamento establece los requisitos que deben adoptar los sistemas informáticos o electrónicos de facturación y los registros de facturación generados por ellos. Las especificaciones técnicas serán desarrolladas posteriormente por orden ministerial. Esta nueva obligación no será exigible para los sujetos obligados al SII.
El texto normativo encuentra su encaje en la letra j) del artículo 29.2 de la LGT, añadida por la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que regula la prohibición del software de doble uso y que se acompaña en la misma Ley de un régimen sancionador.
La norma persigue que los registros de facturación creados en los sistemas de facturación no puedan ser alterados ni por el usuario ni por ningún medio. Pero, además, los nuevos sistemas informáticos de facturación deberán tener la capacidad de remitir a la Administración los registros de facturación de forma automática y segura.
La información a registrar será básicamente la exigida para el SII, de tal manera que la información actualmente exigida en dicho sistema deberá ser registrada en los nuevos sistemas de facturación con posibilidad de suministro a la AEAT.
Además, la remisión de la información permitirá la creación de los denominados “sistemas de emisión de facturas verificables” o “sistemas VERI*FACTU”, que permitirán la configuración de determinados libros registros en la sede electrónica de la AEAT y la comprobación de la factura por parte del emisor y destinatario.
Por último, debe subrayarse que la obligación de facturación electrónica para las operaciones B2B (“business to business”), que afecta a la documentación, conservación y transmisión de estos documentos, es diferente a la materia regulada en el Real Decreto, que se refiere a los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas de facturación de empresarios y profesionales y la estandarización de sus formatos.
Dicha nueva obligación de la factura electrónica fue aprobada el año pasado, a través de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.
Sin embargo, la entrada en vigor quedó aplazada hasta un año después de la aprobación de su desarrollo reglamentario para las empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros, y dos años para las restantes.
A fecha actual dicho desarrollo reglamentario aún no ha sido aprobado y, por tanto, aún no han empezado a contar los referidos plazos para la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria en las operaciones B2B.
CONTENIDO DEL REGLAMENTO. LOS NUEVOS SISTEMAS INFORMÁTICOS DE FACTURACIÓN Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
Objeto y ámbito territorial
Objeto: regula los requisitos que debe de tener cualquier sistema informático utilizado por quienes desarrollen actividades económicas cuando soporte los procesos de facturación de la actividad para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación sin alteraciones de las que no quede registro.
Por factura se entenderá tanto la completa como la simplificada.
Ámbito territorial: todo el territorio español sin perjuicio de los regímenes tributarios forales, aplicándose a todos los obligados tributarios que tengan domicilio en territorio común.
Ámbito subjetivo
Se aplica a:
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, excepto los del sector público y las entidades parcialmente exentas que sólo estarán sometidas por las operaciones que generen rentas sujetas y no exentas.
- Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
- Contribuyentes del IRNR que obtengan rentas con establecimiento permanente en España.
- Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
- Productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación, en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos puestos a disposición de los obligados tributarios.
No se aplica a los contribuyentes que lleven los libros registro a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).
Ámbito objetivo
Se aplica a los sistemas informáticos de facturación que utilizan los contribuyentes obligados.
No se aplicará a las siguientes operaciones:
- A los contribuyentes que tributen por el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA en las operaciones con expedición de recibo.
- A los contribuyentes en recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA y a los que el Departamento de Gestión autoriza a no emitir factura.
- A determinada facturación de energía eléctrica.
- Las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero
Quedan exonerados, como hemos señalado, aquellos contribuyentes que llevan los libros registros del IVA a través del SII, pero no el resto de los contribuyentes de dicho impuesto.
Téngase presente, en este sentido, que la nueva información que se va a obligar a registrar está en todo momento referenciada a dicho impuesto.
Además, habrá que analizar el impacto de la nueva normativa en aquellos supuestos de facturación por destinatario o tercero que aplica el SII cuando el proveedor se halle dentro del perímetro de aplicación de la nueva normativa.
Además, los afectados podrán solicitar, de forma excepcional, a la Administración, la no aplicación de las nuevas obligaciones en relación con:
- Determinados sectores empresariales o contribuyentes, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de que se trate.
- Las operaciones respecto de las cuales se aprecien circunstancias excepcionales de índole técnico que imposibiliten su cumplimiento.
Por otro lado, la nueva normativa afectará a los productores de los sistemas informáticos de facturación, que deberán incorporar en dichos sistemas una declaración responsable del cumplimiento de los requisitos.
El cumplimiento de las nuevas obligaciones podrá realizarse por las empresas bien a través de:
- Los sistemas producidos por fabricantes que incluyan la declaración responsable recién referida, o bien
- La aplicación informática que a tal efecto va a poner a disposición la AEAT.
En ambos casos, será necesaria una adaptación informática de los sistemas y una revisión de la información a extraer para asegurar su calidad.
Características de los sistemas informáticos de facturación
Los sistemas informáticos de facturación deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Los registros de facturación, una vez generados y registrados, no podrán ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello.
Cualquier necesidad de corrección o anulación de los datos registrados deberá ser realizada mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados.
Además, los registros de facturación deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último.
El sistema informático deberá contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.
Requisitos de los sistemas informáticos de facturación
Los sistemas informáticos deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
Procederá la generación de un registro de facturación de anulación cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea, por lo tanto, necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta.
Todos los registros deberán incluir una huella o “hash”. Asimismo, deberán ser firmados electrónicamente.
Los registros de facturación de alta deberán incluir una información que es básicamente coincidente con el contenido obligatorio de los libros registros de facturas emitidas del IVA que deben suministrarse a través de la sede electrónica de la AEAT por medio del sistema SII.
Los registros de facturación de anulación deberán incluir también algunos de los datos recién referidos para los registros de facturación de alta, de modo que se asegure la trazabilidad de la cancelación en el sistema.
Posibilidad de remisión de la información a la AEAT
El sistema informático deberá tener capacidad de remitir información a la Administración Tributaria de forma automática y segura por medios electrónicos de todos los registros de facturación generados de acuerdo con las especificaciones técnicas que se establecerán por orden ministerial.
Como se ha indicado, por el momento, la norma solo exige que los sistemas informáticos tengan dicha capacidad de remisión, de modo que puedan estar preparados en caso de que la Administración haga obligatoria dicha remisión.
Los sistemas que sean utilizados voluntariamente para remitir a la AEAT los registros de facturación tendrán la consideración de “sistemas de emisión de facturas verificables” o “sistemas VERI*FACTU”.
Se entenderá que un obligado tributario opta por dicho sistema por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de las facturas a la sede electrónica de la AEAT.
La opción se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido el primer envío de los registros de facturación.
El receptor de la factura podrá proporcionar de forma voluntaria determinada información a la AEAT facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura. En aquellos casos en los que en la factura figure la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», esta remisión por parte del receptor le permitirá verificar que la factura recibida ha sido remitida a la AEAT por el emisor.
Integración de los registros de facturación en los libros registros
Se desarrollará la posibilidad de integrar los registros de facturación generados y remitidos a la AEAT por medio de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» en el contenido del libro registro de facturas expedidas del IVA, y, del mismo modo, se podrá desarrollar dicha posibilidad respecto de los libros registros de ventas e ingresos del IRPF.
A estos efectos, la AEAT pondrá a disposición de los usuarios de «Sistemas de emisión de facturas verificables», de forma conjunta, la información que le sea remitida de las facturas expedidas y facilitará las herramientas necesarias que permitan completar en la sede electrónica la llevanza de los libros registros mencionados.
Los destinatarios de las facturas cuya información haya sido remitida por «Sistemas de emisión de facturas verificables», además de poder verificar en línea la información de esas facturas recibidas, podrán descargarla para integrarla en sus libros registros.
Verificación por parte de la AEAT
La Administración Tributaria podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, y exigir el acceso completo e inmediato a donde residan los registros de facturación y de eventos, o sus copias seguras, así como su descarga, volcado o copiado y consulta.
La Administración Tributaria podrá igualmente requerir al contribuyente su suministro en formato electrónico mediante soporte físico o mediante envío automático por medios electrónicos a la sede electrónica.
La Administración Tributaria podrá también requerir de los productores o comercializadores de los sistemas informáticos la información necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos.
MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO DE FACTURACIÓN
El Reglamento de facturación se modifica para adaptarlo a los nuevos sistemas informáticos de facturación.
Las facturas expedidas utilizando los nuevos sistemas informáticos deberán incluir la representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código “QR” (en el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código “QR”) y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT.
Entrada en vigor
El Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOE.
No obstante, los obligados deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las nuevas características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
Los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que debe aprobar el Gobierno.
No obstante, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025.
Facturación electrónica
En junio de 2023, se publicó el Proyecto de Real Decreto que establece las características y requisitos técnicos básicos del nuevo sistema de facturación electrónica, que permite avanzar las adaptaciones que tendrán que afrontar las empresas.
Es probable que dicho texto sea aprobado con bastante rapidez, resultando de obligación la nueva facturación electrónica para las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros a partir de un año desde la aprobación y de dos para el resto.